Controllo dipendenti via GPS

L’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) ha emanato il 7 novembre la circolare n. 2/2016 in materia di installazione e uso di apparecchiature di geolocalizzazione su auto aziendali. Per le imprese è un chiarimento importante ai fini della corretta applicazione dell’art. 4, comma 1 e 2, l. n. 300/1970 (controlli a distanza nello Statuto dei Lavoratori). L’INL precisa che i dispositivi GPS sulle auto non possono essere fatti rientrare nell’alveo degli strumenti di lavoro, salvo i casi eccezionali relativi alla natura stessa dell’attività lavorativa. La conseguenza è immediata. Nel caso in cui l’impresa dovesse installare sistemi di geolocalizzazione nelle auto aziendali sarà necessario seguire la procedura autorizzativa prevista dal primo comma del citato articolo stipulando un accordo con la rappresentanza sindacale o ricevendo autorizzazione INL.

Va, a questo punto, ricordata anche allora un’ulteriore novità. Il recentissimo D.Lgs. 24 settembre 2016, n. 185 ha modificato proprio l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, eliminando il riferimento alle Direzioni territoriali del lavoro o, in caso di aziende nazionali, al Ministero del Lavoro; la modifica ha demandato tali autorizzazioni alla sola competenza delle sedi territoriali o della sede centrale dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro.

La circolare n. 2/2016 dell’INL assume particolare importanza in quanto permette di porre alcuni punti fermi in materia di controlli a distanza.
Il provvedimento dell’Ispettorato chiarisce che possono considerarsi strumenti di lavoro soltanto quei dispositivi che:

“costituiscono il mezzo indispensabile al lavoratore per adempiere la prestazione lavorativa dedotta in contratto, e che per tale finalità siano stati posti in uso e messi a sua disposizione”.

Ne consegue che, salvo casi particolari, i sistemi di geolocalizzazione rappresentano un elemento accessorio e non essenziale per l’esecuzione dell’attività lavorativa, volti, come sono, ad assolvere ad esigenze di carattere assicurativo, organizzativo, produttivo o per garantire la sicurezza del lavoro.

La circolare assume rilievo anche alla luce delle recentissime pronunce del Garante in materia di controlli a distanza installati negli smartphone dei dipendenti. Con proprio provvedimento dell’8 settembre 2016, l’Autorità ha autorizzato l’utilizzo di un software installato sugli smartphone dei dipendenti, come alternativa all’ordinario sistema di timbratura del cartellino e della rilevazione delle presenze; sistemi, quelli sottoposti alla verifica del Garante, che prevedono appunto l’utilizzo di un sistema di geolocalizzazione.

Il Garante ha rammentato l’obbligo, in tale materia, della preliminare effettuazione della notificazione ai sensi dell’art. 37, comma 1, lett. a) del Codice della privacy; ma soprattutto ha rammentato l’imprescindibile necessità di fornire ai dipendenti un’informativa completa in ordine alla tipologia dei dati trattati, alla finalità e modalità del trattamento, ai tempi di conservazione ed ai soggetti che possono venire a conoscenza delle informazioni in qualità di responsabili o di incaricati al trattamento.

L’Autorità ha poi confermato, come già in precedenti pronunciamenti, che il software utilizzato deve essere configurato in modo tale che:

• a) sul dispositivo sia posizionata un’icona che indichi al dipendente che la funzionalità di localizzazione è attiva;
• b) sia inabilitata ogni possibilità di trattamenti ulteriori di dati personali (es. dati relativi al traffico telefonico, alla navigazione in internet, ecc).

E’ evidente che le indicazioni sopra esaminate, tanto quelle fornite nella circolare 2/2016 dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro quanto quelle del Garante, andranno prese congiuntamente in considerazione al fine di adottare all’interno dell’azienda sistemi di geolocalizzazione.

Infine, è appena il caso di rammentare che la questione trattata, come ogni altra problematica relativa al trattamento dei dati personali andrà rivista, aggiornata, confermata o integrata alla luce del Regolamento sul trattamento dei dati personali.

In particolare per quanto la gestione dei sistemi di localizzazione, con ogni probabilità, dovrebbe sparire l’obbligo di notifica al Garante; tuttavia dovranno da una parte predisporsi informative maggiormente precise e puntuali e dall’altra in ossequio soprattutto al principio dell’accountability, dovranno anche predisporsi dei protocolli aziendali di gestione e conservazione dei dati trattati particolarmente efficaci ed efficienti.

Insomma ancora una volta si deve sottolineare come, soprattutto in prospettiva dell’applicazione del Regolamento generale privacy, è fondamentale per le imprese predisporre opportune policy interne e i controlli, ai fini della gestione di tutta l’attività aziendale.

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* Avv. Emiliano Vitelli, Vice presidente Centro Europeo Privacy