L’azienda potrà installare l’applicazione sullo smartphone del dipendente, che potrà optare comunque su sistemi di verifica tradizionali. Un’icona informerà il lavoratore che il servizio di geolocalizzazione è in funzione

ROMA – Un’azienda – che ha propri dipendenti distaccati presso altre società – potrà installare un’applicazione sugli smartphone dei lavoratori fuori sede. Smartphone – attenzione – di proprietà di questi lavoratori. E l’applicazione verificherà dove di trovano queste persone, attraverso i servizi di geolocalizzazione (Gps) e le reti wi-fi. Il Garante della Privacy dà il via libera a questo strumento di controllo, che è una specie di cartellino virtuale, ma pone alcune condizioni. In particolare, i dipendenti saranno liberi di rifiutare l’applicazione anche perché è loro pieno diritto non possedere uno smartphone. In caso di rifiuto, dovranno timbrare un cartellino tradizionale – o firmare un registro – quando arrivano sul posto di lavoro e quando ne escono.

L’applicazione – progettata dalla società Peoplelink – permette al dipendente di accedere attraverso un “nome utente” e una password. Dopo l’accesso, il lavoratore o la lavoratrice vedranno una cartina sul cellulare. Su questa cartina, il puntino rosso indicherà dove il lavoratore o la lavoratrice si trovano. A questo punto – se ritiene di essere localizzata in modo preciso – questa persona segnalerà l’inizio della giornata lavorativa, come anche la fine del lavoro. In questo modo, timbrerà di fatto l’entrata e l’uscita. A quel punto, l’applicazione comunicherà il luogo dove si trova la persona ad un referente della sua azienda, che potrà verificare se si trova per davvero in ufficio. Viceversa l’app non è in grado di “tracciare” – cioè di pedinare passo passo – il dipendente mentre sta lavorando.

L’azienda dovrà mettere in conto che i sistemi di geolocalizzazione non sono sempre precisi. Dunque, l’applicazione dovrà essere progettata con un margine di tolleranza adeguato. Il lavoratore peraltro ha diritto a sapere – anche solo buttando l’occhio sull’applicazione – che la geolocalizzazione è attiva e in funzione. Negli archivi elettronici dell’azienda, le informazioni saranno conservate solo per il tempo strettamente necessario (non ha senso mantenere i dati, una volta accertato che il dipendente ha rispettato i suoi impegni).

Viceversa l’applicazione non potrà trattare, neanche in modo accidentale, altri dati archiviati nel dispositivo, essendo questo di proprietà del lavoratore (traffico telefonico, sms, posta elettronica, navigazione in Internet). Prima dell’avvio del nuovo sistema di accertamento delle presenze, peraltro, i dipendenti dovranno ricevere un’informativa sull’applicazione (con la tipologia dei dati trattati, le finalità e modalità del trattamento, i tempi di conservazione, la natura facoltativa della cosa, i soggetti che possono venire a conoscenza dei dati in qualità di responsabili o incaricati del trattamento, in particolare presso la Peoplelink). Le società dovranno adottare tutte le misure di sicurezza per evitare che persone non autorizzate accedano ai dati.

Il Garante si è pronunciato su richiesta di una società – Manpower – che si occupa di “prestare” dei lavoratori ad altre aziende (con contratti di “somministrazione”). L’azienda ha chiesto una valutazione preventiva al Garante – come permette l’articolo 17 del Codice della Privacy – prima di adottare l’applicazione di controllo. Identica richiesta di valutazione è arrivata dalla Manpower Italia, che supporta le società del gruppo nella gestione del personale.

Queste due società hanno spiegato al Garante che l’applicazione permette di risparmiare perché l’azienda non deve dotarsi di lettori fisici e cartellini. Peraltro, questi lettori sono soggetti a rompersi e queste avarie hanno creato incomprensioni tra i lavoratori, impossibilitati
a timbrare, e le imprese, impossibilitate a verificare. Manpower e Manpower Italia hanno fatto riferimento anche alle “timbrature di comodo”, che sono sempre in agguato soprattutto quando un dipendente è distaccato presso altre aziende.

autore ALDO FONTANAROSSA – Repubblica – 10 ottobre 2016